Engager les employés permet à votre entreprise de fonctionner et de grandir. Mais le faire met les responsabilités de l'employeur sur vos épaules. L'exécution de ces responsabilités peut entraîner des pénalités, et ne pas profiter des opportunités peut vous coûter des impôts, ce qui peut nuire à vos résultats. Voici les erreurs de paie 10 à éviter.
Erreurs de paie à éviter
Donner du temps de comp
Lorsque vos employés non exonérés (généralement des employés à salaire horaire) travaillent plus de 40 heures dans une semaine de travail, vous leur devez du temps et demi. Vous ne pouvez pas contourner cette obligation en leur donnant temps comp (leur permettant d'enlever les heures supplémentaires travaillées). Cela va à l'encontre de la loi fédérale Fair Labor Standards Act (FLSA).
Classer les travailleurs de façon incorrecte
Si les travailleurs sont vos employés, vous devez des charges sociales sur leurs salaires et avantages imposables. Vous ne pouvez pas éviter ces taxes en étiquetant les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants s'ils sont vraiment des employés. Cela peut entraîner de graves pénalités fiscales ainsi que des pénalités d'autres organismes fédéraux et d'État. Vérifiez les conseils de l'IRS sur la classification des travailleurs.
Retarder la dernière paie
Lorsque vous mettez fin à un travailleur ou qu'il quitte, vous devez un paiement final. Tandis que la loi fédérale n'exige pas que vous payiez le travailleur immédiatement, la loi d'état peut. Passez en revue les règles dans votre état. Violer ces règles peut entraîner des sanctions ou même des poursuites judiciaires.
Remboursement des frais de déplacement et de divertissement dans le cadre d'un régime sans obligation de rendre compte
Si vous remboursez les employés pour les frais de déplacement ou de divertissement liés aux affaires de l'entreprise, vous pourriez encourir des taxes d'emploi inutiles si vous n'organisez pas le remboursement correctement. S'ils demandent simplement un remboursement et que vous le payez, le remboursement est imposable pour eux et soumis à des charges sociales. Si, toutefois, vous adoptez un «régime comptable», le remboursement ne leur est pas imposable et vous ne devez pas de charges sociales; vous déduisez les dépenses de T & E. Pour être un plan responsable, vous devez suivre les directives de l'IRS.
Payer les créanciers avant le gouvernement
Si vous rencontrez une crise de trésorerie, assurez-vous de mettre l'IRS en haut de votre liste. Si vous choisissez de payer le propriétaire ou d'autres créanciers au lieu de payer d'abord les charges sociales, vous pouvez devenir personnellement responsable de toutes ces taxes impayées, même si votre entreprise est constituée ou une société à responsabilité limitée. Faites des taxes sur la paie une priorité afin de ne pas déclencher de pénalité de récupération de fonds en fiducie.
Remise des obligations de paie
Alors que certaines petites entreprises font leur propre paie, d'autres choisissent de laisser les étrangers - comptables, teneurs de livres, sociétés de paie et organisations professionnelles d'employeurs - gérer le travail de retenue, de dépôt de taxes et de déclarations de revenus. Habituellement, cela fonctionne bien, mais il y a de mauvaises personnes qui ne respectent pas leurs obligations et vous avez des ennuis. Pourquoi? Parce qu'en tant qu'employeur, vous êtes responsable de toutes ces obligations de paie. C'est à vous de surveiller leurs activités en votre nom. L'IRS a une liste de PEO certifiés, qui sont des entreprises qui répondent aux normes IRS-set. La liste est mise à jour périodiquement.
Ignorer les demandes de chômage
Lorsqu'un travailleur quitte l'entreprise, il peut demander une indemnité de chômage. Si le départ est volontaire ou si le travailleur a été licencié pour faute grave (par exemple, harcèlement sexuel d'un collègue, être en état d'ébriété au travail, vol de l'entreprise), il n'a pas droit à une indemnité de chômage. Si vous ne parvenez pas à contester les réclamations erronées, vous risquez de payer inutilement l'impôt sur le chômage. Vérifiez auprès de votre état sur la façon de contester une demande de prestations erronée d'un travailleur.
Être un mauvais archiviste
La loi vous oblige à tenir des registres de paie et les rendre disponibles à l'IRS dans certaines circonstances. Habituellement, vous devez conserver des enregistrements pendant au moins quatre ans. Ces registres comprennent des feuilles de temps ou d'autres registres des heures travaillées, des comptes de dépenses, des copies des bulletins W-2 et I-9, des rapports d'accident et toute autre information pertinente sur la paie.
Ne pas avoir de nouveaux employés remplir le formulaire 8850
Vous ne pouvez pas dire en regardant un nouvel employé s'il fait partie d'un groupe ciblé qui vous donnerait droit au crédit d'opportunité de travail. Demandez à chaque nouveau travailleur de remplir le formulaire 8850, un formulaire IRS. Il est utilisé pour pré-filtrer les travailleurs aux fins du crédit. Le formulaire doit être envoyé à votre agence de sécurité de l'emploi (SESA) au plus tard le 28ième jour calendaire suivant la date à laquelle le membre d'un groupe ciblé commence à travailler pour vous. Si vous ne le faites pas, vous ne pouvez pas bénéficier du crédit d'opportunité de travail même si vous y avez droit autrement.
Affiches d'emploi manquantes
Vous êtes tenu d'afficher des affiches pour certaines lois sur l'emploi fédérales et d'État. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être pénalisé. Le montant dépend du type d'affiche à afficher. Trouvez les affiches fédérales dont vous avez besoin auprès du conseiller en affiche du DLO. Votre département du travail d'état peut te dire quelles affiches de loi d'état employer. Ne payez pas une compagnie extérieure pour eux. Téléchargez les affiches requises sur les sites Web gouvernementaux.
Déclaration de paie Photo via Shutterstock
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