Votre petite entreprise se développe bien, prenant de plus en plus de clients et augmentant progressivement les revenus et les profits. Afin de répondre adéquatement à sa croissance et à sa charge de travail supplémentaire, vous envisagez d'embaucher des travailleurs à distance.
En recrutant des employés à distance, vous bénéficierez d'un plus grand bassin de talents sans restriction géographique et d'un certain nombre d'économies, comme l'absence d'espace de bureau supplémentaire à payer.
Cependant, malgré les nombreux avantages apportés par les employés éloignés, il n'est pas sans problèmes et problèmes potentiels. L'un des principaux problèmes concerne la conformité et l'octroi de licences, un aspect important du télétravail qu'une petite entreprise pourrait ne pas anticiper.
Si vous envisagez de déployer une équipe distante qui opère dans un état différent de celui que vous connaissez, jetez un coup d'œil à certaines des plus grandes questions de conformité / d'octroi de licences et à ce que les petites entreprises doivent savoir.
Soyez conscient des exigences de paie pour les travailleurs à distance
Si les membres de votre équipe travaillent dans des états différents du vôtre, la règle générale est que les employés doivent payer des impôts dans l'état où ils se trouvent et où le travail est effectué.
Connue sous le nom de règle de «présence physique», vous devez retenir l'impôt sur l'état et le chômage dans l'état où travaillent vos employés distants, même si votre entreprise ou votre bureau principal est situé dans un état différent.
Cependant, les mêmes règles ne sont pas applicables dans tous les états. Dans certains États, les travailleurs à distance sont assujettis à l'impôt sur le revenu dans l'État où ils sont situés et travaillent. et l'état dans lequel opère leur employeur.
Les choses deviennent encore plus compliquées si un employeur travaille une partie du temps de la maison et une partie du temps dans le bureau de l'entreprise - dans deux états différents! En raison de la nature complexe d'une telle situation, il est conseillé de demander conseil à un expert fiscal.
Tenir compte des exigences de qualification étrangères
La qualification étrangère implique que les entreprises demandent à pouvoir exercer leurs activités dans un État autre que celui où leur société à responsabilité limitée ou leur société a été créée. Selon le type d'entreprise que vous dirigez, vous devrez peut-être demander une qualification étrangère si vos employés travaillent dans des États autres que celui où votre société à responsabilité limitée ou votre société a été créée.
En plus de la demande de qualification étrangère, une conformité plus poussée peut également être requise. Par exemple, vous devrez peut-être produire un rapport annuel par l'intermédiaire d'un agent enregistré qui a une adresse physique dans l'État où vos employés travaillent afin que vous puissiez recevoir des documents juridiques au nom de votre entreprise.
Vous pourriez avoir besoin de permis pour les travailleurs à distance
Certains États exigent que les employés qui travaillent à domicile obtiennent un permis d'occupation à domicile. Il est important de vérifier le zonage du comté ou les lois locales de la ville où vos employés à distance opèrent pour voir si un permis pour les travailleurs à distance est nécessaire.
Soyez conscient des problèmes liés au lien fiscal
Le terme «lien fiscal» fait référence au scénario dans lequel une entreprise a une présence fiscale dans un État qui n'est pas son emplacement principal. Votre entreprise peut devoir se conformer aux lois sur le revenu, les ventes et l'utilisation et autres taxes des États où vos employés distants opèrent. Cela dépend cependant du type de travail effectué par vos employés distants.
Soyez conforme à la confidentialité et à la sécurité des données
Les employés distants s'appuient sur des réseaux sans fil, des appareils mobiles et d'autres technologies et pratiques susceptibles de rendre vulnérables les données d'entreprise et d'employés via le Wi-Fi public et d'autres réseaux. En bref, le plus grand nombre de travailleurs à distance que vous avez travaillé pour vous, le plus grand risque de votre entreprise victime d'une cyber-attaque.
Il est donc essentiel que votre entreprise dispose des politiques de sécurité, de confidentialité et de données appropriées pour protéger les données importantes et éviter la perte de données.
Envisager la rémunération des travailleurs
Il est typique pour les États d'exiger des entreprises de fournir une couverture d'indemnisation des travailleurs pour leurs employés. Si une situation s'est produite où un travailleur à distance a été blessé au travail, il est important que vous établissiez des directives claires concernant les tâches et les heures de travail de vos employés à distance. C'est le cas si des demandes d'indemnisation liées au travail sont faites, il est facile de définir ce qu'est un véritable accident du travail.
Il est également vital pour les petites entreprises avec des travailleurs à distance dans d'autres États d'obtenir les conseils et les conseils appropriés sur les questions de licences complexes. Ceci est important pour éviter les problèmes potentiels que la non-conformité pourrait causer.
Une façon de vous assurer que vous gérez correctement vos licences commerciales consiste à acheter un pack de recherche de licence.
CT Corporation comprend que la croissance d'une entreprise nécessite un champ de contraintes juridiques. Avec plus de 125 années d'expérience en matière de licences et de conformité, ils peuvent vous fournir des conseils et un soutien pour vous assurer que votre entreprise reste au-dessus des exigences réglementaires lors du recrutement d'équipes à distance.
Du service de qualification à l'étranger à la recherche sur la conformité des permis d'entreprise, CT Corporation peut vous fournir les ressources dont vous aurez besoin pour développer votre entreprise et profiter des avantages que procurent les employés à distance.
Photo via Shutterstock
Ceci est une conversation sponsorisée écrite par moi au nom de CT Corporation. Les opinions et le texte sont tous à moi.
