Il y a plusieurs variantes du formulaire 1099, donc demander simplement ce qu'est un formulaire 1099 ne vous donnera pas la réponse que vous cherchez.
En tant que propriétaire d'une entreprise aux États-Unis, vous avez probablement émis un formulaire d'impôt pour les entrepreneurs indépendants 1099 à l'intention de certains de vos employés ou un 1099-INT pour les revenus d'intérêts que vous pourriez recevoir de votre banque.
Cependant, pour les fins d'aujourd'hui, l'article sera limité au formulaire 1099-MISC. C'est le formulaire utilisé par les petites entreprises pour déclarer les revenus divers payés à d'autres au cours de l'année.
Passons en revue quelques questions et réponses fréquemment posées (nous avons mis à jour cette information pour 2018):
Qu'est-ce qu'un formulaire 1099?
L'Internal Revenue Service (IRS) désigne les formulaires 1099 comme des «déclarations de renseignements». Les formulaires indiquent les différents types de revenus que les particuliers reçoivent tout au long de l'année. Cela comprend les revenus des entrepreneurs indépendants, les intérêts et les dividendes, les paiements gouvernementaux, les retraits d'un compte de retraite et 1099-C pour les annulations de dettes.
Cela conduit également à la question, qu'est-ce qu'un employé de 1099? En termes simples, un employé de 1099 est un entrepreneur indépendant ou un propriétaire d'entreprise, par opposition à l'un de vos employés.
Quel type de revenu dois-je déclarer sur un formulaire 1099?
Le 1099-MISC devrait être utilisé pour signaler les paiements aux travailleurs indépendants - et non les paiements aux employés. Pour les employés, vous utilisez plutôt le formulaire W-2 pour déclarer le revenu d'emploi que vous leur avez versé.
Les travailleurs indépendants sont généralement des travailleurs autonomes ou de petites entreprises de services que vous embauchez en tant qu'entrepreneurs indépendants. Des exemples de travailleurs indépendants peuvent inclure un concepteur graphique, un développeur Web, un service de nettoyage, un rédacteur pigiste, un service d'aménagement paysager ou de coupe d'herbe, un modérateur de forum ou un autre fournisseur indépendant. La clé est que le travailleur indépendant est un travailleur indépendant - et non votre employé.
Vous utilisez également le 1099-MISC pour déclarer les paiements versés aux fournisseurs de services aux entreprises non constitués en société, aux avocats et aux sociétés de personnes.
Quel est le seuil $ 600?
Vous devez remplir un formulaire de déclaration 1099-MISC pour un travailleur indépendant ou une entreprise non constituée en société si vous avez payé ce travailleur indépendant ou cette entreprise $ 600 ou plus. Vous additionnez tous les paiements faits à un bénéficiaire au cours de l'année, et si le montant est de 600 ou plus pour l'année, vous devez émettre un 1099 pour ce bénéficiaire.
Si le montant que vous avez payé au travailleur est inférieur à 600 $ pour l'année d'imposition, vous n'êtes pas tenu d'émettre un formulaire 1099.
Remarque: il existe des règles de seuil spéciales pour la déclaration de certains autres types de paiements, tels que les paiements effectués aux avocats, les produits des bateaux de pêche et les ventes de biens de consommation destinés à la revente. Vous devrez consulter les instructions du formulaire IRS 1099-MISC pour plus de détails sur la déclaration de ces types de paiements. Aux fins de cet article, nous ne parlons que des paiements aux travailleurs indépendants ou aux fournisseurs de services aux entreprises non constituées en société.
Quand le formulaire 1099-MISC doit-il être émis?
Il y a deux dates importantes à retenir. L'une est la date d'envoi du formulaire 1099 au travailleur. L'autre est la date de déclaration à l'IRS.
A. Formulaire d'envoi 1099 au travailleur
31 Janvier, 2019, est la date limite pour fournir les formulaires 1099-MISC aux entrepreneurs indépendants et aux fournisseurs de services auxquels vous avez versé de l'argent pendant 2018. Envoyez une copie du formulaire 1099 au travailleur indépendant ou au fournisseur de services à cette date.
Astuce: marquez cette date sur votre calendrier dès maintenant. De cette façon, vous êtes moins susceptible d'oublier et de se démener à la dernière minute.
Un autre conseil: c'est une bonne idée de vérifier à l'avance avec chaque bénéficiaire pour s'assurer que vous avez l'adresse actuelle du bénéficiaire. Cela vous permettra d'économiser du travail supplémentaire. Pourquoi? Parce que le bénéficiaire vous contactera s'il ne reçoit pas le 1099 dans le cas où il ne serait pas transféré, et que vous devrez tout recommencer à zéro. Le bureau de poste n'est pas aussi rapide et fiable lorsqu'il s'agit de faire suivre le courrier, comme c'était le cas auparavant.
Pouvez-vous envoyer des 1099 par e-mail? Tous les professionnels de l'impôt avec lesquels nous avons discuté refusaient de se demander si le courrier électronique était suffisant pour les destinataires. Notez que l'IRS utilise le mot «fournir» plutôt que «courrier». Cependant, l'IRS ne définit pas ce que signifie «fournir».
B. Reporting 1099 à l'IRS
2 Mars, 2019 est la date limite pour déposer l'information 1099 auprès de l'IRS, si vous produisez par papier. Cette date est prolongée à mars 31, 2019 si vous faites le dépôt électronique de 1099s.
En fonction de la loi de l'état, vous devrez peut-être également déposer le 1099-MISC avec l'état. Greatland a un excellent tableau montrant les différentes échéances de la loi de l'État.
(Remarque: il existe différentes dates pour certaines autres catégories de paiements telles que les paiements aux avocats.Veuillez consulter les instructions du formulaire 1099-MISC pour les dates d'autres situations.)
Voir l'exemple d'image ci-dessous pour savoir comment remplir le formulaire 1099 MISC.
Travailleurs non américains: Dois-je émettre un 1099 à un travailleur étranger?
Si vous embauchez un citoyen non américain qui travaille à distance via Internet depuis un autre pays, vous n'avez généralement pas besoin de remplir un 1099 pour cette personne.
Par exemple, disons que vous engagez un écrivain indépendant qui est un citoyen brésilien. L'écrivain indépendant effectue tous les services (c'est-à-dire, écrit les articles) en dehors des États-Unis de la maison de l'écrivain au Brésil, et gagne $ 900 pour l'année. Dans ce cas, vous n'avez probablement pas besoin d'émettre un 1099 à ce travailleur étranger.
Cependant, si le travailleur étranger effectue un travail à l'intérieur des États-Unis, vous devrez produire le fichier 1099.
Il est de votre responsabilité de vérifier que le travailleur (1) est effectivement un citoyen non américain, et (2) a effectué tout le travail à l'extérieur des États-Unis. À cette fin, à l'avenir, vous pourriez demander à ce travailleur étranger de remplir, de signer et de vous retourner le formulaire W-8BEN.
Exemple de formulaire 1099 MISC rempli
[cliquez pour agrandir l'image]
Sociétés: Dois-je émettre des formulaires 1099 pour les paiements effectués aux sociétés?
Non, en général, vous n'avez pas besoin d'émettre des formulaires 1099 pour les paiements que vous avez faits à une société. Par exemple, si vous payez une entreprise qui, disons, fournit des services de conception Web ou un autre service d'entreprise, vous n'avez pas besoin d'émettre un 1099.
Gardez à l'esprit qu'une LLC ou une société à responsabilité limitée n'est pas la même chose qu'une société. En général, vous devez envoyer des formulaires 1099-MISC à la plupart des petites entreprises.
(Comment pouvez-vous faire la différence?) Une LLC a généralement les lettres LLC ou Ltd à la fin du nom de la société.Un nom de société se termine généralement dans Inc ou Corp. Cependant, le bénéficiaire doit indiquer le type d'entité, il est quand il se remplit et vous donne à l'avance un formulaire W-9 - c'est la meilleure façon de le dire.)
Notez qu'il existe quelques exceptions limitées à la règle de l'entreprise. Par exemple, si le paiement est destiné à une société pour des services juridiques, vous devez les déclarer sur le 1099. Les instructions 1099 de l'IRS décrivent les exceptions.
PayPal et paiements par carte de crédit: Et si je payais mes travailleurs indépendants ou mes fournisseurs de services par voie électronique?
Si vous avez payé électroniquement des entreprises non constituées en société ou des travailleurs indépendants, par exemple par l'intermédiaire de PayPal ou d'une carte de crédit, vous n'êtes pas tenu d'émettre un 1099-MISC pour ce bénéficiaire.
Au lieu de cela, la responsabilité du rapport incombe au service électronique, qui peut émettre un 1099-K. Cependant, certaines petites entreprises choisissent d'envoyer les formulaires 1099-MISC de toute façon, avec beaucoup de prudence.
Voir plus dans notre discussion: 1099-K contre 1099-MISC pour les paiements électroniques.
Paiements personnels: Dois-je émettre des 1099 pour les paiements effectués à des fins personnelles?
Non. Vous êtes tenu d'émettre des rapports 1099-MISC uniquement pour les paiements que vous avez effectués dans le cadre de votre commerce ou entreprise. (Si vous dirigez une organisation à but non lucratif, cela est considéré comme une entreprise à des fins de 1099s.)
Disons que vous payez un paysagiste qui est un propriétaire unique pour faire de l'herbe et du paillis chez vous, et cela n'a rien à voir avec votre entreprise. Vous n'avez pas à émettre un 1099 au paysagiste, car il s'agissait d'un paiement personnel.
Comment émettre des formulaires 1099-MISC et où les classer?
En tant que payeur, vous remplissez le formulaire et envoyez une copie au destinataire. Vous déposez le formulaire auprès de l'IRS, et vous pouvez également devoir déposer auprès des autorités fiscales de l'État.
Il y a un certain nombre de façons de le faire:
- Dossier tout sur votre propre. Vous pouvez remplir la paperasse vous-même, et l'envoyer aux travailleurs et à l'IRS. Divers logiciels peuvent vous aider dans certaines parties du processus, notamment QuickBooks, Sage, Xero et TurboTax.
- Utilisez un service de dépôt 1099-MISC. Si l'idée de naviguer seul dans tous les formulaires est trop complexe pour vous, envisagez de payer pour un service de classement. Par exemple, Intuit a un service de dépôt 1099 que vous pouvez utiliser. Greatland offre également un service de dépôt 1099.
- Demandez à votre CPA ou préparateur d'impôt de gérer les formulaires 1099 pour vous. Ils rempliront les 1099 pour que vous puissiez les envoyer aux travailleurs. Ils font également les dépôts auprès de l'IRS et les autorités fiscales de l'État en votre nom. Pour ceux qui utilisent un CPA ou préparateur d'impôt, c'est probablement votre meilleure option. Chez Small Business Trends, c'est l'option que nous utilisons.
Que faire s'il y a une erreur dans un formulaire 1099?
Un payeur qui découvre plus tard une erreur devrait réémettre un formulaire 1099 corrigé à ce bénéficiaire, et corriger le dépôt auprès de l'IRS.
Et si vous êtes un bénéficiaire, assurez-vous de passer en revue tous les 1099 vous recevoir contre vos propres dossiers. C'est pour deux raisons:
- Le payeur peut avoir fait une erreur, comme le montant erroné. Si oui, contactez le payeur et demandez que le formulaire 1099-MISC soit corrigé et réémis.
- Votre entreprise pourrait être victime de fraude d'identité. Un an ici, chez Small Business Trends, nous avons reçu un formulaire 1099 pour le revenu d'affiliation que nous avons supposément gagné du réseau eBay Partners Network. Cependant, nous n'avons jamais été membres de ce réseau et n'avons reçu aucun revenu. Quelqu'un a commis une fraude contre eBay en utilisant notre nom et adresse en tant que bénéficiaire (heureusement, ils ne connaissaient pas notre bon NIF). Nous avons envoyé une lettre certifiée à eBay et joint une explication à notre déclaration de revenus.
Dans le cas d'une erreur, les instructions IRS aux destinataires disent: «Si ce formulaire est incorrect ou a été émis par erreur, contactez le payeur. Si vous ne pouvez pas corriger ce formulaire, joignez une explication à votre déclaration de revenus et déclarez votre revenu correctement.
Y a-t-il une pénalité pour NE PAS émettre un formulaire 1099 MISC?
Oui. Pour ce faire, nous sommes allés sur le site internet de Turbo Tax. Il a une déclaration concise sur les pénalités, notant que la pénalité "varie de $ 30 à $ 100 par formulaire ($ 500,000 maximum par an), en fonction de combien de temps après la date limite la société émet le formulaire. Si une société ne tient pas compte de l'obligation de fournir un relevé de compte correct, elle est passible d'une pénalité minimale de 250 par relevé, sans maximum.
En fait, l'IRS vous oblige à déclarer affirmativement sous peine de la loi, si vous avez rencontré l'exigence de dépôt 1099. La plupart des petites entreprises remplissent une annexe C dans leurs propres déclarations de revenus. L'annexe C vous oblige, en tant que payeur, à cocher les cases des lignes I et J, en indiquant:
- Si vous avez effectué «des paiements dans 2018 qui vous obligeraient à déposer le (s) formulaire (s) 1099»; et
- Si vous avez coché la case Oui, alors «avez-vous ou allez-vous produire les formulaires 1099 requis»?
Astuce: n'ignorez pas les fichiers 1099. Allez-y - maintenant!
Et si je reçu revenus divers au cours de l'année et le payeur ne m'envoie jamais un formulaire 1099?
Si vous avez effectué un travail en tant qu'entrepreneur indépendant et vous gagné Au moins $ 600 d'un payeur, ce payeur est requis pour vous envoyer un formulaire 1099-MISC. Mais si vous avez reçu moins de $ 600 de ce payeur - disons que vous avez reçu $ 350 - ne vous attendez pas à recevoir un formulaire 1099.
Autre exception: si vous avez reçu des paiements par des moyens électroniques tels qu'une carte de crédit ou PayPal, le payeur n'est pas obligé de vous envoyer un 1099-MISC.
Cependant, disons que vous avez gagné plus de $ 600 pour l'année. Vous avez reçu les paiements par chèque, et non par voie électronique. Cependant, le payeur ne parvient pas à envoyer des formulaires 1099. Ou disons que vous avez déménagé et oublié de dire au payeur, et ainsi vous ne recevez pas le 1099. Dans de telles situations, contactez le payeur et demandez-lui d'envoyer rapidement le formulaire ou un duplicata.
Et rappelez-vous que vous n'êtes pas dispensé de déclarer votre revenu, simplement parce que vous n'avez jamais reçu de formulaire 1099 (ou parce que votre revenu tombe sous le seuil 600). Ne comptez pas sur recevoir 1099s pour suivre et déclarer votre revenu.
Toujours suivre le revenu de façon indépendante, et rapprocher vos dossiers bancaires. Et déclarez tous les revenus.
Si je suis un auteur, quel est le montant d'un 1099 pour les droits d'auteur?
Il existe un seuil spécial en dollars pour les droits d'auteur: $ 10.
Les auteurs ne devraient pas être surpris s'ils reçoivent des 1099 pour de très petites quantités - bien en dessous de $ 600.
Exemple: disons que vous avez publié un livre sur Amazon Kindle et vendu une poignée de livres au cours de l'année. Dans ce cas, vous pouvez recevoir un 1099 d'Amazon pour des montants tels que $ 12 ou $ 25 ou d'autres petits montants.
Où puis-je obtenir les formulaires 1099-MISC?
Le centre d'information 1099-MISC de l'IRS est ici.
Commandez les formulaires fiscaux de l'IRS ici. Ou encore, FormSwift, qui offre un 1099 MISC à remplir en ligne.
Le système de dépôt électronique gratuit de l'IRS pour 1099 est ici.
Final Pointers: consultez toujours votre conseiller fiscal et les instructions IRS 1099!
Avertissement: Les informations contenues dans cet article sont à des fins éducatives générales, pas de conseils fiscaux. Alors que nous nous efforçons d'être précis, nous ne pouvons parler ici que de généralités. Le code des impôts vient d'être trop complexe pour couvrir ce sujet en mots 2,000.
Il y a beaucoup d'exceptions aux règles, et des faits individuels peuvent faire la différence. Toujours lire attentivement les instructions IRS pour le formulaire 1099. Et consultez votre conseiller fiscal pour des conseils spécifiques à votre situation.
Crédits image: bâtiment IRS, formulaire d'impôt via Shutterstock; Échantillon 1099, pénalité (remixée) via IRS.
