Un bureau bien organisé vous fait gagner du temps et vous rend plus heureux - et plus heureux des collègues.
Avoir à parcourir des piles de papiers, des tiroirs brouillés, des fils emmêlés et des boîtes de choses qui traînent peut ne pas sembler une grosse affaire, mais c'est un vrai fardeau physique quand on considère le temps passé à chercher des choses faciles à trouver, mais ne le sont pas. Les fichiers électroniques désorganisés et la confusion sont tout aussi importants.
Ensuite, il y a le fardeau mental. Que vous le réalisiez consciemment ou non, l'encombrement peut être stressant tout le monde.
Voici des façons 21 d'organiser vos espaces de travail physiques et électroniques.
Obtenez-le sur le sol
Allez vertical avec des bibliothèques et des étagères. Souvent, nous manquons d'espace de bureau ou d'espace au sol. Le stockage vertical permet une utilisation plus efficace de l'espace et met plus au niveau des yeux.
Créer des "centres d'activités"
Mettez tout ce dont vous avez besoin pour compléter une activité dans un domaine, surtout si vous faites une activité régulièrement. Vous éviterez de perdre du temps à chercher et à assembler ce dont vous avez besoin. Par exemple, les fournitures et les outils d'emballage et d'expédition devraient se trouver dans un seul endroit. Ou créez une étagère pour les articles que vous prenez avec vous lorsque vous voyagez, comme votre mallette de voyage, les pochettes en néoprène et les chargeurs portables.
File It, Scan It, Shred It
N'utilisez pas votre bureau comme boîte de réception, car du papier critique (comme des chèques!) Peut être perdu. Les contrats signés et les autres éléments que vous souhaitez conserver sous forme papier doivent être classés rapidement. Numérisez n'importe quoi d'autre sous forme numérique. Déchiqueter et jeter ou recycler le papier.
Un dossier pour tout
Avoir un dossier pour tous les documents papier. Les dossiers suspendus Pendaflex, ainsi que les dossiers internes Manila, sont une solution peu coûteuse. Étiquette les deux. Les dossiers Pendaflex sont votre espace réservé dans le classeur, et devraient être laissés là en tout temps. Le dossier interne de Manila est celui que vous retirez au besoin. Ensuite, il est facile de replacer le dossier Manila dans son pendaflex une fois terminé.
Enroulez les cordons d'ordinateur
Vous avez des câbles d'ordinateur et des cordons électriques dans un désordre embrouillé? Vous n'êtes pas le seul. Heureusement, des liens de torsion spéciaux et des couvertures de cordon peuvent garder les choses propres. Étiquetez vos cordons, de sorte que vous puissiez trouver le bon quand vous devez déconnecter ou déplacer quelque chose.
Utilisez Corkboards pour garder "Top of Mind" éléments en face de vous
Si vous avez besoin de vous référer à une liste de contrôle pour une tâche, ou une sorte de rappel, épinglez-le à un tableau de liège près de votre bureau. C'est bon pour tout nouveau processus jusqu'à ce qu'il devienne une habitude enracinée. Simplement dégager l'élément lorsque vous n'avez plus besoin de vous y référer.
Stocker tous les manuels en un seul endroit
Vous avez déjà besoin de vous référer au manuel d'utilisation de votre imprimante? Ou trouvez le petit dépliant d'instructions fourni avec votre oreillette Bluetooth? Si vous placez tous les manuels dans un tiroir dédié, une caisse en plastique ou un dossier, vous n'aurez pas à les rechercher.
Créer des tiroirs divisés
Si vos tiroirs n'ont pas de diviseurs intégrés, achetez des diviseurs bon marché en métal ou en bois - ou, mieux encore, du plastique recyclé. Organiser les chargeurs de périphériques; des stylos; trombones; blocs-notes et notes autocollantes; ciseaux et autres articles. Non seulement un tiroir organisé gagner du temps, vous vous sentirez moins stressé si vous n'avez pas à plonger dans un désordre mélangé plusieurs fois par jour.
Utilisez un étiqueteur pour garder les étagères organisées
Ce ne sont pas seulement les fichiers qui ont besoin d'étiquettes. Les étagères et les tiroirs peuvent bénéficier de leur étiquetage. De cette façon, tout le monde au bureau connaît le bon endroit pour retourner les choses.
Gardez une liste de choses à faire
L'encombrement mental est autant un problème que l'encombrement physique. L'un des points clés du système Getting Things Done est de sortir les objets de votre tête et de les mettre sur papier (ou une liste électronique). De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir. Gardez votre liste de choses à faire courte et épurée.
Entretien hebdomadaire et nettoyage
À la fin de chaque semaine de travail, remettez à leur place les objets utilisés pendant la semaine. Déchiqueter ou empiler des piles de papier. Si vous ne laissez pas le fouillis s'accumuler trop longtemps, il est plus facile de rester organisé.
Utiliser un emplacement Cloud central pour les documents de l'entreprise
Un moyen fantastique de gagner du temps et d'éviter à tout un chacun de mettre en place son propre système de «dépôt virtuel» consiste à utiliser un emplacement central dans le cloud pour les documents de l'entreprise. Des options telles que Google Drive ou OneDrive vous permettent de configurer des dossiers centraux par sujet ou client, pour partager des documents.
Utiliser le logiciel de gestion de projet ou de gestionnaire de tâches
Un système de gestion de projet permet aux employés de suivre les projets. Plus important encore, il élimine les listes de tâches papier et les instructions par courrier électronique, ainsi que la confusion qui en découle.
Analyser les reçus et stocker dans le cloud
Vous pouvez ensuite ignorer les reçus papier. Avec les nouvelles applications mobiles, vous n'avez même pas besoin d'un scanner - vous prenez juste une photo. Avec les applications avancées, vous pouvez synchroniser automatiquement les reçus avec vos enregistrements comptables ou vos relevés de carte de crédit (en évitant les saisies manuelles).
Utiliser les signets du navigateur pour une référence rapide
Avez-vous déjà passé du temps à chercher des liens vers des sites de référence récurrents ou des écrans de connexion? Ou ne pas se souvenir où les trouver? Ajoutez-les aux signets et organisez des signets dans des dossiers, de sorte que vous puissiez y accéder en quelques clics.
Enregistrer les listes de favoris pour les commandes récurrentes
Un autre gain de temps consiste à enregistrer des listes de favoris chez les détaillants en ligne que vous utilisez régulièrement. De cette façon, vous n'avez pas à chercher les mêmes fournitures chaque fois que vous achetez. Des sites comme Staples.com vous permettent de sauvegarder des listes de favoris, et c'est super pratique.
Archiver les anciens fichiers
Si vous n'avez pas utilisé de fichiers informatiques (en particulier des courriels!) Au cours de la dernière année, archivez-les. Vous les aurez toujours, mais vous n'aurez pas à les parcourir pour trouver les objets actuels. Envisagez de définir une stratégie pour supprimer les fichiers archivés après un certain temps également.
Avoir un logiciel anti-virus et anti-maliciel adéquat
Peu de choses peuvent causer plus de perturbations et de confusion que les fichiers perdus, ou le temps perdu, en raison de virus informatiques et d'attaques de logiciels malveillants. 'Nuff a dit!
Utiliser une application d'organisation de notes
Notez les applications comme Evernote, Microsoft OneNote et SimpleNote peuvent vous aider à organiser et stocker des recherches sur le Web et des notes électroniques.
Les téléphones vraiment «intelligents» sont des économiseurs de temps
Les téléphones intelligents utilisés à bon escient permettent de gagner du temps et peuvent nous rendre plus heureux. Nous pourrions être en mesure d'échapper au bureau pour un événement familial sans culpabilité, car nous sommes toujours en contact au cas où quelque chose de critique se lèverait. Avoir des smartphones puissants avec suffisamment de mémoire interne pour exécuter les applications nécessaires.
Synchronisation automatique pour tous les périphériques
Parlant de smartphones, les propriétaires d'entreprise et les employés utilisent plusieurs appareils - un ordinateur de bureau, une tablette et un smartphone par personne, le même jour. Le stockage de fichiers en nuage ou au moins la possibilité de synchroniser automatiquement des fichiers est essentiel pour gagner du temps et éviter la confusion de ne pas avoir le fichier le plus récent.
Mettre à niveau les ordinateurs pour la mémoire et la vitesse
Vous pouvez même ne pas réaliser combien de temps est perdu quand tout ce que vous faites prend plus de temps, ou pire, se fige ou se bloque régulièrement. Mémoire suffisante et la vitesse du processeur l'année dernière, peut ne pas être à la hauteur de la tâche cette année. Alors mise à niveau!
Ce sont mes idées de stockage et d'organisation de bureau 21. Quels sont vos meilleurs conseils pour organiser votre bureau et apprivoiser la désorganisation et la bête de désordre?
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